telefon
do kasy suma: 0,00 zł
wyszukiwarka zaawansowana
Newsletter
Podaj swój adres e-mail, jeżeli chcesz otrzymywać informacje o nowościach i promocjach oraz dodatkowe 3% rabatu.

Nagrody

e-Gazela Biznesu - www.dyskontbiurowy24.pl
Firma Godna Zaufania

Opinie o Biurozakupy.pl na Opineo.pl

Jak zadbać o porządek w biurze? - organizacja dokumentów

Segregacja – posprzątaj zanim zaczniesz

Wielkie zmiany i przejrzystość w biurze to czasami marzenie wielu ludzi którzy  pracują latami jednak dlaczego by nie wyjść przed szereg i pokazać że się da to osiągnąć ? Jednak zanim jeszcze rozpoczniesz cały ten proces i wielkie zmiany usiądź i pomyśl które dokumenty są najważniejsze do segregacji i archiwizacji. Pomyśl która sterta papieru może być najbardziej priorytetowa aby ją ułożyć i umieścić w odpowiednich pułkach biurowych,segregatorach czy podpisanych teczkach. Które obecne dokumenty mogą być najbardziej źle poukładane. Wiemy doskonale jako pracownicy biurowi jak wiele problemów sprawia bałagan a jak jeszcze trudniej czasami znaleźć motywację do segregacji i naprawy tego stanu. Zajmij się mniejszą kupką dokumentów tak aby znaleźć chęć do spróbowania segregacji największych miejsc z dokumentami w swojej firmie czy biurze.

Każdy z nas wie jak częstym problemem jest bałagan na naszym biurku jak wiele rzeczy jest zagubionych ze względu na brak organizacji w naszym domowych czy profesjonalnym biurze. Z chęcią opowiemy CI co mamy na myśli mówiąc o sprzątanym biurze i zachowanym ładzie. Pracuj z narzędziami i przyborami które faktycznie są  Ci potrzebne nawet w danym dniu czy okresie. Zastępuj wielkie format małymi karteczkami które są dobrze widoczne ze względu na unikatowy kolor będzie to spore ułatwienie by odnaleźć ważną informację czy zapis danego dnia.

organizacjadokumentow

Meble biurowe w Twoim miejscu pracy

W dzisiejszych czasach ogromny wybór to szereg mebli i wyposażenia do biur, różnorakie rozwiązania pomagają nam w przechowywaniu ważnych papierów, dość sporych segregatorów czy samych urządzeń od niszczarek po komputery stacjonarne. Zainwestuj w archiwizację dokumentów np. kupując biurko z dobrym dostępem do szuflad i pojemnym jeśli chodzi o ładowność. Być może z początku nie zapełnisz wszystkich szuflad bo firma się dopiero rozwija jednak z doświadczenia wiemy że przychodzą momenty gdzie dokumentacja leży w byle jakich miejscach ze względu na bałagan i brak organizacji i wyznaczonych miejsc. Dzięki szafce przy biurku nie wielkiego formatu można idealnie schować zszywacze, długopisy czy chociażby dziurkacze.

Segregatory i Teczki podstawa - o tym pamiętaj w biurze

Organizacja dokumentów w biurze to nic innego jak zaopatrzenie się w segregatory czy teczki, nie ważne ile będziesz mieć szuflad czy półek najważniejsze to słowo porządek i możliwość szybkiego znalezienia wysegregowanych dokumentów w razie pilnych spraw. Pamiętaj że często archiwalne dokumenty są potrzebne w najmniej oczekiwanym momencie stąd archiwizacja dokumentów i papierów to wręcz wymóg każdej porządnej firmy. Czyste i schludne biurko i świadomość że wiem co gdzie mam daje pewność kolejnego dnia w pracy. Zastosuj owe rady i od samego początku wdrażaj porządek a wyjdziesz na tym znakomicie.

Segregacja dokumentów - jak to ogarnąć ?

Najważniejsze to segregować kategoriami od rachunków zapłaconych i faktur po faktury do uregulowania, ważne dokumenty czy sentymentalne dla nas listy. Ustal co jest potrzebne a co nie, co może się przydać a co kompletnie nie ma znaczenia. Jeśli posiadasz rzeczy które Ci się nie przydadzą natychmiast zbierz je i umieść w koszu czekanie tylko skusi Cię by jeszcze coś przetrzymać a to największy błąd osób segregujących co prowadzi do kumulowania się ciągle to nowszych dokumentów aż przestajemy panować nad tym czy świeże dokumenty nie wylądowały czasem na kupce papierów do wyrzucenia. Najlepszym sposobem na walczenie z tym jest codzienny przegląd świeżych papierów i stwierdzenie czy to będzie jeszcze potrzebne czy nie i podejmujemy decyzje wyrzucenia. Wyjście z biura oznacza opróżnienie kosza z dokumentami lub 2 razy w tygodniu również jest optymalną liczbą.

    

Archiwizacja dokumentów - dodatkowa alternatywa

  Wiele ludzi lubi swoje dokumenty po prostu schować w folie biurowe i umieścić w segregatorze i dla nich to wystarczająca sprawa. Są osoby którym nawet segregatory przeszkadzają i trzeba się zastanowić co zrobić by wprowadzić jeszcze większy minimalizm. Skanowanie daje dużą większą przewagę w segregacji względem „starych metod „ owszem nie każdy jest do tego przekonany bo to tylko elektronika jednak idziemy ciągle do przodu i warto mieć czasami chociaż daną część dokumentów w formie elektronicznej. Czy ta forma jest lepsza? Może się okazać że w Twoim wypadku będzie to wybawienie od bałaganu. Papiery nie odkładają się i nie tworzą dużej kupki tylko potrzebują miejsca na dysku, kolejną zaletą segregacji w formie skanu jest to że nie niszczymy papieru i nie zużywamy go. Jak wygląda sprawdzanie takiej dokumentacji online? W tych czasach w biurach często mamy kilkanaście komputerów zatem przesłanie kilkunastu plików naraz do pracownika jest chwilą i mamy pewność że wysyłając to mailem na pewno zostanie dostarczone a na pewno się nie straci.

Wprowadź nowość w swojej pracy w biurze

Jak wiemy zmiany często wprowadzą coś złego i dobrego ale próbowanie i testowanie to najlepsza metoda by się o tym dowiedzieć. Dowiedzmy się czy nowa metoda organizacji pracy z dokumentami wniesie coś pozytywnego w nasz system. Mowa tutaj o „skrzynce spraw przychodzących „ ta skrzynka to po prostu pewien pojemnik gdzie wrzucamy rzeczy wymagające szczególnej uwagi. Np. wrzuć tam : umowy, ważne pisma, listy fizyczne czy rachunki/faktury. Najważniejsze aby nie zostawiać tych przedmiotów w środku zbyt długo. Wybierz pojemnik na takie listy który nie będzie zbyt głęboki i nie pomieści dużej liczby papierów a dzięki temu Ty szybciej sprawdzisz czym obecnie zapchana jest „skrzynka spraw nagłych”

Rady dla osób walczących z chaosem w swojej firmie i brakiem dyscypliny w porządkowaniu.

1.Raz w tygodniu uporządkuj szuflady, półki w biurku i szafach, trzymaj się tej zasady mocno a zobaczysz efekty przejrzystości w papierach.

2.Określ przeznaczenie każdej pułki czy szuflady oraz umieść na nich karteczki z napisami

3.Odkładaj wszystko od razu na swoje miejsce, naucz się tego nawyku

4.Każdy dzień zakończ porządkami na biurku i w jego otoczeniu, tym sposobem kolejny dzień będzie łatwiejszy

5.Od razu dokonuj oceny czy dokument jest ważny jak bardzo priorytetowy. Jeśli nie jest przydatny, wyrzuć go do kosza - nie odkładaj.

6.Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów.

7.Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i pozbądź się tych, które nie są już potrzebne.

8.Stosuj zasadę pustego biurka, im mniej leży na nim papierów, tym lepiej.

9.Nie mieszaj ważnych dokumentów z mało istotnymi.

 

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl